ChatGPT au travail : quelles données de votre entreprise pouvez-vous y mettre ?

Reformuler un e-mail délicat, résumer un contrat, préparer une réponse à une réclamation : beaucoup de dirigeants et de collaborateurs utilisent déjà ChatGPT pour gagner du temps. Pour obtenir une bonne réponse, il est tentant d’y coller le message du client, le contrat complet ou le tableau des prix. Mais que deviennent ensuite ces informations ?

Cet article explique ce qui se passe réellement quand vous confiez des données à ChatGPT, la différence entre les versions personnelles et professionnelles, et les précautions à prendre pour l’utiliser au travail sans exposer votre entreprise ni vos clients.

Ce que deviennent les informations que vous écrivez dans ChatGPT

Une conversation avec ChatGPT ne reste pas sur votre ordinateur. Elle est envoyée sur les serveurs du fournisseur, qui la conserve dans votre historique et peut la garder encore quelque temps après sa suppression, pour des raisons de sécurité.

Selon la version utilisée, vos conversations peuvent aussi servir à « entraîner » le modèle, c’est-à-dire à améliorer les versions suivantes de l’outil à partir de ce que les utilisateurs y ont écrit. Le risque qu’un passage précis de votre conversation ressorte un jour chez un autre utilisateur est faible. Le problème tient surtout au fait qu’une fois envoyées, ces informations échappent à votre contrôle, et vous ne pouvez plus garantir à vos clients ce qu’il advient de leurs données.

Compte personnel ou compte d’entreprise : ce qui change

Les versions destinées aux particuliers (gratuite, Plus et Pro) et les versions destinées aux entreprises (Business et Enterprise) ne traitent pas les données de la même façon.

Avec un compte personnel, vos conversations peuvent être utilisées pour entraîner les modèles, sauf si vous désactivez cette option dans les paramètres de gestion des données. Les discussions temporaires ne servent pas à l’entraînement, mais elles peuvent être conservées jusqu’à 30 jours pour des raisons de sécurité. À noter : lorsque vous donnez votre avis sur une réponse, par exemple avec le pouce levé ou baissé, la conversation concernée peut être utilisée pour améliorer le modèle, même si vous avez désactivé l’option.

Avec un compte d’entreprise, les conversations ne sont pas utilisées pour l’entraînement, sauf si l’entreprise l’accepte explicitement. Ces versions prévoient aussi un contrat qui encadre le traitement des données, des réglages gérés par un administrateur et, pour la version Enterprise, la possibilité de stocker les données en Europe.

Ces conditions ont été vérifiées en octobre 2026 sur les pages officielles d’OpenAI, l’éditeur de ChatGPT. Elles évoluent régulièrement, et les autres assistants d’IA ont leurs propres règles : avant d’adopter un outil, prenez quelques minutes pour vérifier ses conditions d’utilisation des données.

Ce qu’il vaut mieux ne jamais coller dans un compte personnel

Avec un compte personnel, évitez de partager :

• les données personnelles de vos clients ou de vos employés : noms, adresses, numéros de téléphone, numéros de registre national, fiches de paie ou informations de santé ;
• les informations couvertes par un secret professionnel, si vous exercez une profession qui y est soumise, comme avocat, médecin ou expert-comptable ;
• les informations confidentielles de l’entreprise : vos marges, vos contrats, une offre en cours de négociation ou un projet de rachat ;
• les accès : mots de passe, codes d’accès ou identifiants bancaires.

Cela ne vous empêche pas d’utiliser l’outil. Pour reformuler la réponse à une réclamation, il suffit souvent de remplacer le nom du client par « le client » et de retirer les références de commande : la réponse sera tout aussi utile. Les textes déjà publics, comme une offre d’emploi, une fiche produit de votre site ou un article à résumer, peuvent être utilisés sans difficulté.

Ce que dit le RGPD, en clair

Le RGPD, le règlement européen sur la protection des données personnelles, s’applique dès que vous traitez des informations qui permettent d’identifier une personne. Lorsque vous confiez ces informations à un service en ligne, ce service les traite pour votre compte. Le RGPD exige alors un contrat avec ce prestataire, qui précise ce qu’il a le droit de faire de ces données, comment il les protège et où elles sont stockées.

Un compte personnel ne prévoit pas ce type de contrat avec votre entreprise. C’est la raison principale pour laquelle les données de vos clients et de vos employés ne doivent pas s’y retrouver. Le RGPD demande aussi de limiter les données utilisées à ce qui est réellement nécessaire : même avec un outil professionnel, il n’est pas utile de transmettre un dossier client complet pour rédiger un simple e-mail.

Encadrer l’usage de l’IA dans votre équipe

Dans beaucoup d’entreprises, des collaborateurs utilisent déjà ChatGPT avec leur compte personnel, souvent sans en parler, simplement parce que l’outil leur fait gagner du temps. Interdire purement et simplement l’IA fonctionne rarement. Il est plus efficace de lui donner un cadre :

• choisir un outil et un type de compte adaptés à l’entreprise, plutôt que de laisser chacun utiliser le sien ;
• rédiger une règle interne courte, qui précise ce qui est autorisé et les informations à ne jamais partager ;
• expliquer à l’équipe pourquoi ces règles existent, avec des exemples tirés de votre activité.

Une page suffit souvent. L’essentiel est que chacun sache quel outil utiliser et quelles données garder pour soi.

Et avec un assistant connecté à vos outils ?

Un assistant qui lit vos e-mails ou vos dossiers manipule forcément des données de vos clients. Les mêmes questions se posent donc : où les données sont stockées, qui peut y accéder et à quoi elles peuvent servir.

Avec Agencio, chaque client dispose de son propre espace, hébergé en Europe, avec sa propre base de données. Vous choisissez le fournisseur d’IA utilisé par chaque assistant, y compris un fournisseur européen, et le compte chez ce fournisseur reste à votre nom. L’assistant n’accède qu’aux outils et aux dossiers que vous autorisez, et chacune de ses actions est enregistrée. Vous trouverez le détail sur la page Sécurité.

Questions fréquentes

La version payante de ChatGPT protège-t-elle mieux mes données ?

Pas nécessairement. Les abonnements Plus et Pro restent des comptes personnels : par défaut, les conversations peuvent servir à l’entraînement, comme avec la version gratuite. Les garanties propres aux entreprises viennent avec les versions Business et Enterprise.

Les discussions temporaires suffisent-elles pour des données sensibles ?

Non. Elles ne servent pas à l’entraînement, mais elles sont tout de même envoyées au fournisseur et peuvent être conservées jusqu’à 30 jours. Surtout, elles n’apportent pas le contrat exigé par le RGPD pour les données de vos clients.

Puis-je utiliser ChatGPT pour répondre à un client ?

Oui, à condition de retirer les informations personnelles du message avant de le coller, ou d’utiliser un compte professionnel. Et dans tous les cas, relisez la réponse avant de l’envoyer : l’IA peut se tromper, comme l’explique notre article L’intelligence artificielle expliquée simplement.

En conclusion

Utiliser ChatGPT au travail n’est pas un problème en soi : tout dépend du compte utilisé et des informations que vous y mettez. Un compte personnel convient pour des textes publics ou anonymisés. Dès que des données de clients, d’employés ou des informations confidentielles sont en jeu, il faut un outil professionnel, encadré par un contrat, et des règles claires pour l’équipe.

Si vous souhaitez faire le point sur les outils d’IA utilisés dans votre entreprise et sur la façon de les encadrer, nous pouvons en parler lors d’un premier échange.